Privacyverklaring Copy Partners

Versie: oktober 2026.

Bij Copy Partners gaan we zorgvuldig om met jouw gegevens. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. Deze verklaring geldt voor www.copypartners.nl, webshop.copypartners.nl en al ons klantcontact.

1. Wie zijn wij

Pre-press & Copy Partners BV

Venneperweg 453, 2153 AD Nieuw-Vennep

Telefoon: 023-5640750

E-mail: info@copypartners.nl

KvK: 34096784

Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens die je via onze website, webshop, e-mail of telefoon met ons deelt.

2. Welke gegevens verzamelen we

Afhankelijk van wat je bij ons doet, verwerken we de volgende gegevens:

• Contactformulier en e-mail: naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht.
• Offertes en bestellingen: naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bestelgegevens en factuurgegevens.
• Webshop Account: inloggegevens, bestelhistorie en opgeslagen ontwerpen of huisstijl bestanden.
• Nieuwsbrief: je e-mailadres.
• Aangeleverde bestanden: ontwerpen en documenten die je ons stuurt om te drukken. Hier kunnen persoonsgegevens in staan, bijvoorbeeld op visitekaartjes of mailings.
• Aanvraaghulp op de website: wat je in de chat typt, je contactgegevens en eventuele bestanden die je meestuurt.
• Websitebezoek: technische gegevens zoals IP-adres en browsertype, via cookies en statistieken. 

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens

• Om je vraag te beantwoorden en offertes te maken (uitvoering van de overeenkomst of op jouw verzoek).
• Om je bestelling te produceren, te leveren en te factureren (uitvoering van de overeenkomst).
• Om je de nieuwsbrief te sturen, alleen als je je daarvoor hebt aangemeld (toestemming). Afmelden kan altijd via de link onderaan elke nieuwsbrief.
• Om onze administratie te voeren en te voldoen aan fiscale bewaarplichten (wettelijke verplichting).
• Om onze website en dienstverlening te verbeteren (gerechtvaardigd belang).

We gebruiken je gegevens niet voor andere doeleinden en verkopen ze nooit aan derden.

4. Aanvraaghulp en AI

Op onze website kun je een aanvraag doen via de aanvraaghulp. Dat is een chat die je helpt je vraag compleet te maken, zodat we je sneller een voorstel kunnen sturen. De chat werkt met AI: het taalmodel Claude van Anthropic.

Wat er gebeurt met wat je invult:

• De tekst die je in de chat typt, gaat naar Anthropic om een antwoord te maken. Zet er dus geen gegevens in die we niet nodig hebben voor je aanvraag.
• Voeg je een bestand toe, dan controleert je eigen browser de afmetingen en het aantal pagina’s. Het bestand zelf gaat niet naar Anthropic.
• Als je de aanvraag verstuurt, sturen we de samenvatting, het gesprek, je contactgegevens en je bestanden per e-mail naar ons eigen postvak. Je krijgt zelf een bevestiging.
• Onze website bewaart het gesprek en je bestanden niet. Bestanden worden direct na het versturen van de server verwijderd.

Ook de e-mails die je ons stuurt, lezen we met hulp van AI. Die helpt ons om mail snel bij de juiste collega te krijgen en om een antwoord voor te bereiden. Er wordt nooit automatisch een antwoord, offerte of order verstuurd: een collega kijkt alles na en beslist zelf.

AI kan zich vergissen. Daarom is wat de aanvraaghulp zegt nooit een offerte of toezegging. De prijs en de afspraken staan in de offerte die je van ons krijgt.

5. Met wie delen we gegevens

We delen je gegevens alleen als dat nodig is om ons werk te doen, met:

• Productiepartners, als wij een opdracht deels uitbesteden. 
• Bezorg- en postdiensten, voor het afleveren van je bestelling.
• Onze hostingpartij en software leveranciers (waaronder onze website- en webshop omgeving). 
• Onze nieuwsbrief- en e-mailtool.
• Betaalproviders, voor betalingen via de webshop.
• Anthropic, leverancier van het AI-model Claude, voor de aanvraaghulp en het lezen van e-mail aan ons. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om zijn modellen te trainen. Anthropic zit in de Verenigde Staten; de doorgifte is geregeld met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, in de verwerkersovereenkomst met Anthropic.
• Microsoft (Microsoft 365), waar ons e-mailpostvak staat, ook voor aanvragen via de website.
• Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst. We delen gegevens verder alleen als de wet ons daartoe verplicht.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens

• Offerte aanvragen zonder vervolg: maximaal 1 jaar.
• Klant- en ordergegevens: zolang je klant bent, plus de wettelijke bewaartermijn.
• Factuur- en administratiegegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Aangeleverde drukbestanden: zodat je eenvoudig kunt nabestellen.
• Gegevens bij Anthropic (aanvraaghulp en e-mail): automatisch verwijderd binnen 30 dagen, tenzij de wet of onderzoek naar misbruik langer bewaren vereist.
• Nieuwsbriefgegevens: tot je je afmeldt.

7. Cookies

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site goed te laten werken, en statistiek cookies om het gebruik van de site te meten. 

8. Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Onze website en webshop gebruiken een beveiligde verbinding (https), toegang tot klantgegevens is beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben, en we houden onze systemen up-to-date.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen verwerking, de verwerking laten beperken of je gegevens laten overdragen. Gaf je toestemming, dan kun je die altijd intrekken.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Mail naar info@copypartners.nl. We reageren binnen vier weken. Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening verandert. De actuele versie staat altijd op www.copypartners.nl. Bij grote wijzigingen informeren we je actief.